DESIGN THINKING: UMA OTIMIZAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL (SGD) NA CASA CIVIL DO ESTADO DO TOCANTINS

Resumo

O Sistema de Gestão Documental – SGD é um instrumento de gestão utilizado pelo Governo do Estado do Tocantins para intermediar o processo de tramitação de documentos entre as pastas do Executivo Estadual. Entretanto, como é comum em ferramentas tecnológicas, os usuários encontram dificuldades na utilização do sistema, obstando o trabalho de quem o usa diariamente. Uma delas está fundada na impossibilidade de se identificar, no SGD, documentos ou processos de idêntico teor, ou que tratem da mesma temática, o que pode provocar sérios transtornos durante a tramitação de matérias. Assim, o presente trabalho tem como objetivo identificar dificuldades e sugerir melhorias no Sistema de Gestão Documental na Casa Civil do Estado do Tocantins. Para verificação da hipótese, foi aplicado um formulário estruturado e não identificável, por meio do google forms, respondido pela maior parte dos servidores que executam suas atividades operacionalizando o referido sistema. Foram relatadas dificuldades na intuitividade de operacionalização e, em especial, na identificação de expedientes com o mesmo objeto. Desta forma, sugeriu-se, por meio da aplicação do design thinking, a inclusão, na plataforma, de indexadores por matéria, possibilitando a junção de processos e documentos que tratem de objetos semelhantes, que poderão resultar na economia de muitos recursos, em especial o tempo produtivo.