DESIGN THINKING: UNA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) EN LA CASA CIVIL DEL ESTADO DE TOCANTINS

Resumen

El Sistema de Gestión Documental - SGD es un instrumento de gestión utilizado por el Gobierno del Estado de Tocantins para intermediar el proceso de tramitación de documentos entre las carpetas del Ejecutivo Estatal. Sin embargo, como es común en herramientas tecnológicas, los usuarios encuentran dificultades en la utilización del sistema, obstaculizando el trabajo de quien lo usa diariamente. Una de ellas está fundada en la imposibilidad de identificarse, en el SGD, documentos o procesos de idéntico tenor, o que traten de la misma temática, lo que puede provocar serios trastornos durante la tramitación de materias. Así, el presente trabajo tiene como objetivo identificar dificultades y sugerir mejoras en el Sistema de Gestión Documental en la Casa Civil del Estado de Tocantins. Para verificar la hipótesis, se aplicó un formulario estructurado y no identificable, por medio de google Forms, respondido por la mayoría de los servidores que ejecutan sus actividades Operacionalizando dicho sistema. Se reportaron dificultades en la intuitividad de operacionalización y, en especial, en la identificación de expedientes con el mismo objeto. De esta forma, se sugirió, por medio de la aplicación del diseño thinking, la inclusión, en la plataforma, de indexadores por materia, posibilitando la unión de procesos y documentos que traten de objetos similares, que podrán resultar en la economía de muchos recursos, en especial el tiempo productivo.